Terug naar kantoor? Met deze tips zorg je voor een succesvolle reboarding!

Gaan we straks weer deels of volledig terugkeren naar kantoor? Het antwoord op die vraag blijft voorlopig nog even uit. Wel weten we dat de behoefte sterk verschilt per generatie, persoon en organisatie. Doordat het advies om thuis te werken onlangs verviel is het weer mogelijk, voor wie dat wil, langzamerhand terug te keren naar kantoor. Met een extra nadruk op ‘voor wie dat wil’. Want lang niet iedereen verlangt naar extra reistijd of sociale praatjes bij de koffieautomaat. Maar voor diegene die daar wél reikhalzend naar uitkijken is het belangrijk om weer stapsgewijs aan boord te treden. De vraag is; hoe doe je dit? Wil je medewerkers weer hetzelfde gevoel laten ervaren zoals in het post-corona tijdperk? Of sla je als organisatie een andere weg in en kies je voor meer flexibiliteit? Want, zoals we hebben gemerkt is de toekomst niet altijd zeker. We hebben geleerd om snel te schakelen en wellicht wordt dat in de nabije toekomst opnieuw van ons gevraagd. Tijd dus voor een mini-cursus reboarding. Gebruik de tips & tricks uit dit blog om medewerkers weer succesvol aan boord te krijgen.  

Reboarding uitgelegd

Onboarding, off-boarding en nu ook al reboarding? Jemig, what’s next? Eerst een korte uitleg, bij reboarding optimaliseer je als werkgever de employee experience voor je huidige medewerkers in tijden van (strategische) veranderingen. Denk hierbij aan een fusie, een bedrijfsovername of de uitbraak van een uitzonderlijke pandemie, zoals we die afgelopen anderhalf jaar hebben ervaren. Reboarding is erop gericht de werkomgeving van jouw medewerkers aan te passen zodat zij hun werk goed kunnen blijven uitvoeren. En of dat iets te maken heeft met employer branding? Zonder twijfel. Sterker nog, net zoals onboarding is reboarding een essentieel onderdeel van de interne employer branding strategie. Het verschil zit ‘m enkel in nieuw en bestaand talent van de organisatie. Klinkt wellicht ingewikkeld, maar valt in praktijk wel mee. Met onderstaande tips helpen we je alvast een eind op weg.

 

Wat vinden je werknemers ervan?

Het zal geen verrassing zijn dat werknemers centraal staan bij dit traject, immers zijn zij degene om wie het hier draait. Als werkgever dus essentieel om te weten wat er binnen je organisatie speelt. Dat klinkt wellicht vanzelfsprekend, maar de werkelijkheid is vaak anders. Vragen stellen via een enquête of poll, maar nog beter; via een één-op-één gesprek met een werknemer in contact treden is een goede manier om te achterhalen wat iemand nu écht belangrijk vindt. Komen zijn/haar ideeën overeen met die van jou? Zijn er zaken die zij missen waar jij als werkgever allicht een oplossing voor kan bieden? Oprechte interesse leidt tot nieuwe inzichten en die zijn nu juist zo belangrijk om je reboarding proces tot een succes te maken.

 

Communication is key

Standaard, maar daarmee niet minder belangrijk. Een succesvolle reboarding gaat niet zonder ijzersterke communicatie. Houd je medewerkers op de hoogte van de te verwachte veranderingen, zowel op de korte-, middellange- en lange termijn. De directie en/of het managementteam van een organisatie is vaak als eerste op de hoogte van alle te verwachte veranderingen. De taak ligt dan ook bij hen om de medewerkers hier goed in mee te nemen. Door de kartrekker te zijn en iedere medewerker stap voor stap mee te nemen in de reboarding-strategie, blijft de communicatie transparant. Zorg er daarnaast voor dat het altijd mogelijk is voor medewerkers om vragen te stellen. Maak dit zo laagdrempelig mogelijk.

 

Zorg voor structuur: maak een kantoorplanning

Om de werkomgeving op kantoor veilig te houden en piekmomenten te voorkomen, is een duidelijke planning essentieel. Stel een dagelijks maximum aantal medewerkers op en deel dit vervolgens met alle medewerkers door middel van een transparante, online planning. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk of er nog een plekje vrij is. Verder wordt het inzichtelijk welke medewerkers er op welke dag aanwezig zijn. Let hierbij op de behoefte van je medewerkers en evalueer continu. Blijft thuiswerken bijvoorbeeld populair? Houd hier dan rekening mee.

 

Zet in op persoonlijk contact

De kans is groot dat veel medewerkers elkaar een lange periode alleen online hebben gezien en gesproken. De hoogste tijd dus voor weer meer real life ontmoetingen. Bijpraten zonder haperingen en een beeldscherm tussen jullie in is namelijk wel zo fijn. Een real life teammeeting dus, bijvoorbeeld in de vorm van een activiteit of bijpraatmoment. En we blijven het toch zeggen: achterhaal ook hier weer waar medewerkers behoefte aan hebben. Want: communication is key.

 

Blijf poolshoogte nemen

Zit je midden in een succesvolle reboarding? Good job! Om dit proces zo goed mogelijk te blijven leiden, is het essentieel om geregeld poolshoogte te nemen. Check regelmatig hoe iedereen de reboarding ervaart. Zo houd je het proces scherp en ontstaat er ruimte voor verandering en verbetering. En dat kan nooit kwaad, natuurlijk.

Dus, wanneer ga jij aan de slag met reboarding?