Hoe werf je met een klein team jaarlijks voor 3.500 vacatures en verwerk je 40.000 sollicitaties, zonder dat de operatie vastloopt? Marinda Agterberg, Manager Recruitment bij Intergamma, bouwde vanuit een Excel-lijstje een recruitmentmachine waarin techniek de ruggengraat vormt en de bouwmarkten een deel van het proces zelf oppakken. In de nieuwste Monkey Rock-podcast vertelt ze waarom volumerecruitment een vak apart is en een directie graag in beweging komt als de urgentie groter wordt.
Voordat ze recruitmentmanager werd, deed Marinda een beetje van alles: ze maakte huizen, kantoorpanden en bedrijven schoon, stond een tijd in een slagerij en werkte tijdens haar studie veel in de horeca .Dat laatste beviel haar het best. Pas met haar studie arbeids- en organisatiepsychologie vond ze de combinatie die bleef hangen: de mensfactor en de match met het juiste bedrijf, vertelt Marinda in de nieuwste aflevering van de Monkey Rock-podcast, gepresenteerd door Kim Overtoom (EN HR solutions) en Geert-Jan Waasdorp (Intelligence Group).
Wat werkt, wat werkt niet, waarom.
Ze begon aan de bureaukant, maar koos bewust voor de corporate kant om zich meer met het proces te kunnen bemoeien en minder afhankelijk te zijn van wat een klant besliste. Dat bleek de rode draad voor een carrière van bijna dertig jaar: sinds ze in 1998 bij Unique begon, via bureaus als Adecco, Robert Half en Compagnon en werkgevers als de ANWB, Eneco, Conclusion en Strukton Rail, tot ze zo’n vier, vijf jaar geleden bij Intergamma belandde.
Van Excel-lijstje naar volumemachine
Toen Marinda bij Intergamma begon, bestond er geen recruitmentafdeling. Het was kort na corona, de kamers stonden leeg, en ze kreeg weinig meer mee dan de basis. Ze begon simpel: met een lijstje vacatures in een Excel-bestand. Inmiddels is dat uitgegroeid tot een operatie met twee volledig verschillende snelheden. Voor de bouwmarkten gaat het om zo’n 3.500 vacatures per jaar en 40.000 sollicitaties. Voor het hoofdkantoor, met ongeveer 400 medewerkers, om 4.000 sollicitaties per jaar. Niet één proces dus, maar twee die naast elkaar moeten blijven draaien, met een klein team.
Die groei dwong ook een systeemwissel af. Het vorige systeem, Carerix, bleek voor volumerecruitment niet meer geschikt genoeg. Toen ze in gesprek gingen over wat er nog wél mogelijk was, kwam het advies van de leverancier zelf: “Carerix was zo sportief om te zeggen: misschien past iets anders beter bij jullie behoefte,” vertelt ze. Na een pitchronde koos ze voor Emply, een systeem dat inmiddels ook de ruim twintig aangesloten franchisenemers bedient.
Het illustreert een bredere les voor elke recruitmentleider: een systeem dat voor het ene volume werkt, hoeft het andere niet te dekken.
Schaal vraagt om maatwerk, niet om één tool die alles moet kunnen.
De techniek als ruggengraat
Geert-Jan merkt op dat haar ‘kleine team’ eigenlijk helemaal niet zo klein is, omdat het goed ondersteund wordt door externe partners en automatisering. Marinda beaamt dat. Het team is lean en mean. Met één technische kracht in huis, dus niet extern, als backbone: iemand die alle jobboards en het ATS aan elkaar knoopt en haar adviseert over waar het marketingbudget het beste naartoe kan. Daarnaast een handvol toprecruiters, aangevuld met interimcapaciteit, en de bouwmarktmanagers en HR-businesspartners die een deel van het proces zelf oppakken. Om de bouwmarktmanagers te ontzien bij pieken in de aanmeldingen – een gevolg van succesvolle arbeidsmarktcommunicatie – is solliciteren via WhatsApp al live, en wordt gewerkt aan een swipeable knock-outsysteem dat past bij een doelgroep die de hele dag toch al aan het swipen is. Dit alles is mogelijk door een duurzame samenwerking met vaste externe partners.
Recruitment met resultaat: maak de impact zichtbaar
Bij de stellingen tijdens de podcast koos Marinda zonder aarzelen voor volumerecruitment boven white-collar recruitment. Waar je bij white-collar mensen ziet binnenkomen die je daarna dagelijks om je heen hebt, zit de winst bij volumerecruitment ergens anders: in de merkbare impact op de bezetting van de bouwmarkten. Dat vraagt volgens haar echt “andere competenties”, geen zwaardere of lichtere versie van hetzelfde vak.
Elk jaar wordt tijdens de budgetronde opnieuw gediscussieerd over de investeringen. En dat is ook goed, want dat houdt je scherp. Een groot deel van haar budget gaat naar arbeidsmarktcommunicatie, en ze legt de directie dan uit dat je per klik betaalt, net als andere partijen in de markt die dezelfde doelgroepen werven. Als je dan hoger in de ranking wil staan, is de discussie concreet te voeren. De kern van haar aanpak zit hem in het zichtbaar maken van het gezamenlijk belang; waar doen we het met z’n allen voor.
Je moet vooral gaan voor het gezamenlijke belang
Niet het functioneren van recruitment op zich overtuigt een directie, merkt ze, maar het besef van wat er gebeurt als we het niet doen, als recruitment niet full-equipped is. Concreet: is de bezetting in de bouwmarkt niet op orde, dan gaat een winkel dicht. Een directe businesscase die niemand kan wegwuiven. Het is belangrijk dat gesprek feitelijk te maken . De cost per hire bij Intergamma blijft door de jaren heen nagenoeg gelijk, terwijl het volume flink groeide. Met dezelfde cost per hire hebben we nu bijvoorbeeld 40% meer sollicitaties door steeds efficiënter te werken. Dat is precies wat de meest duurzame wervingsstrategie kenmerkt: een goed plan, back-up van je directie en een efficiënte inrichting waar de business case wel duidelijk is.
Bouwen als rode draad
Bij een van haar eerdere opdrachtgevers – bij de ANWB in 2007 – solliciteerden kandidaten nog met een brief op papier, die in een postzak op een kar belandde en via interne afdelingen A, B en C werd doorgegeven. Tegen de tijd dat er een reactie kwam, waren kandidaten allang niet meer beschikbaar.
Ik kwam daar binnen met mijn tasje en dacht: daar gaan we weer.
Ze bouwde er alles vanaf de grond op: een pakket geïmplementeerd, recruiters aangenomen, een arbeidsmarktcampagne opgetuigd. “Daar waar het een beetje chaos is, gedij ik het best,” zegt ze erover. Dat past ook bij een organisatie als de ANWB, die tegelijk retailer, reisorganisatie, uitgever, callcenter, hulpdienst en verzekeraar is. Diezelfde complexiteit is wat haar ook bij Intergamma trekt.
Het is ook geen toeval dat ze in haar vrije tijd het liefst bouwt. Ze werkte tijdens de crisis van 2008 als zzp’er als huisschilder, heeft haar timmermansdiploma en liep stage bij een trapmaker. Ze kan uren kwijt zijn aan het opknappen van oude paneeldeuren met een trekbel en bij elk huis dat ze binnenloopt, kijkt ze eerst naar de trap. Maar de gemeenschappelijke deler is bouwen. “Bouwen, klussen, veranderen, mooier maken”, het zijn dezelfde woorden waarmee ze haar vak beschrijft. Bij Intergamma, de organisatie achter de doe-het-zelf formules GAMMA en Karwei, is dat toepasselijker dan ze ooit bedacht kon hebben.
Blij worden van je werk
Vraag Marinda wie haar inspireert en het antwoord is niet één goeroe of managementboek. Ze haalt het uit haar team en haar partners, volgt het nieuws, luistert af en toe een podcast en gaat soms naar een evenement.
Over wat haar drijft, is ze duidelijk. Recruitment draait er volgens haar uiteindelijk om dat mensen blij worden: van een nieuwe baan, een nieuwe collega, een betere omzet of minder verzuim. Haar advies aan luisteraars is dan ook geen trucje of tool, maar een goed basisplan waar je altijd op kunt bouwen én een goede basishouding. Je moet blij zijn met wat je doet. Wie dat volhoudt, zegt ze, krijgt vanzelf mensen mee.
Je moet blij zijn met wat je doet.
De 5 take-aways
#1. Techniek is geen luxe, maar een randvoorwaarde
Wie op schaal recruitment wil voeren, haalt de technische kennis in het team, niet ernaast. Eén persoon die systemen, data en marketing aan elkaar knoopt, is het verschil tussen chaos en grip.
#2. Laat de pijn voelen, niet alleen het resultaat
Een recruitmentteam dat goed functioneert, loopt het risico dat het eigen succes onzichtbaar wordt. Wie de directie meeneemt in wat er op het spel staat, houdt urgentie en budget vast.
#3. Meet niet de kosten, maar het effect
Een gelijkblijvende cost per hire zegt weinig als het volume ondertussen flink stijgt. Efficiëntie toon je in de verhouding tussen input en output, niet in een los bedrag.
#4. Schaal vraagt om maatwerk, geen kopieerwerk
Volumerecruitment en white-collar recruitment zijn geen kleinere en grotere versie van hetzelfde vak. Ze vragen andere systemen, andere competenties en andere aansturing.
#5. Chaos is een teken van relevantie, geen probleem
Wie zich thuis voelt in complexiteit, zoekt bewust organisaties waar processen door elkaar heen lopen. Daar is de grootste impact te maken.
Link gekopieerd